024 - 366 09 20
eService
Officefood
Nieuwsbrief

Digitale transformatie

Digitale transformatie: werk altijd en overal – soepel, efficiënt en veilig

Onze werkomgeving was nog nooit zo dynamisch als nu. We willen altijd en overal soepel (samen)werken. Op kantoor, thuis, bij de klant óf onderweg. Dan is het belangrijk dat de werkomgeving direct aanpasbaar is op veranderende omstandigheden. En dat informatie en documenten altijd en overal beschikbaar zijn. Dit vraagt om digitale transformatie. Ontdek wat Ricoh Document Center Nijmegen voor je kan betekenen.

Snel veranderende technologieën en markten, de trend van hybride werken. Deze ontwikkelingen maken de digitale transformatie nog urgenter. Wat is hierin mogelijk? Digitale transformatie gaat verder dan e-mailen en werken in bedrijfsapplicaties. Het biedt onder meer kansen om bedrijfsprocessen én informatiestromen verregaand te optimaliseren. Zodat je altijd efficiënt en effectief (samen)werkt. Ook op afstand

Business case

Hekkelman advocaten

Hekkelman advocaten is gespecialiseerd in arbeidsrecht, ondernemingsrecht, overheid en vastgoed en familie- en erfrecht. Partner in printbeheer is het Ricoh Document Center in Nijmegen. “Omdat er dagelijks veel documenten worden gedeeld met onder andere rechtbanken, Raad van State, UWV en klanten is het zaak dat de uitwisseling ervan zo efficiënt mogelijk verloopt,” aldus Janine Huijsman, stafmanager ICT, Marketing & Facility.

Bekijk case

“Wij hebben onze zaken graag goed voor elkaar, zowel in de advocatuur als in onze document- en printomgeving.

Janine Huijsman, Stafmanager ICT, Marketing & Facility Hekkelman advocaten

Business case

EJP Financial Astronauts

Onder de noemer ‘Financial Astronauts’ houdt accountants- en advieskantoor EJP ondernemers en organisaties op koers. Door hen belangrijk (administratief) werk uit handen te nemen. Peter Hendriks, Applicatiebeheerder bij EJP: “Wij ontvangen nog steeds veel fysieke post. Dat kostte veel tijd. We wilden dit slimmer doen. Helemaal nu we vaker op afstand werken. Daarom wilden we ook een oplossing om online samen te werken.” Daarom installeert Ricoh twee multifunctionele printers, voorzien van een AFAS-koppeling.

Bekijk case

“Het secretariaat bespaart zeker 4 uur per week op het rondbrengen van post. De doorlooptijden zijn korter en klantdossiers zijn altijd compleet.”

Peter Hendriks, Applicatiebeheerder, EJP Financial Astronauts

Document management: informatie altijd veilig beschikbaar

De digitale transformatie stelt je bijvoorbeeld in staat om papieren documenten te digitaliseren en zo tijd- en plaatsonafhankelijk werken beschikbaar te maken voor iedereen in de organisatie. In ons centraal document management systeem hebben medewerkers altijd toegang tot álle documenten en correspondentie binnen een proces. Of deze nu op papier of in digitale vorm de organisatie binnenkomen.
Dankzij uitgebreide zoekfuncties en ‘intelligent indexing’ vind je álle informatie altijd snel terug in één centraal archief. En dat alles veilig en AVG-proof, dankzij de hoogst mogelijke beveiliging, versleutelde communicatie en uitgebreide autorisatieniveaus.

Processen automatiseren via workflows

Met document management van Ricoh Document Center Nijmegen automatiseer je ook handmatige stappen of administratieve handelingen binnen een proces. Via een workflow definieer je vooraf welke stappen er doorlopen moeten worden. En wie welke actie op welk moment moet uitvoeren. Stel dat drie personen een document moeten goedkeuren, dan stuurt de workflow het document automatisch in de juiste volgorde naar de juiste personen. Handmatig e-mailen (en reminden) is niet meer nodig. En je hebt altijd zicht op de status van een proces, want het document management systeem houdt dit voor je bij.
Document management van Ricoh Document Center Nijmegen is in te regelen voor vrijwel elk proces en elke afdeling, zoals HR, sales, logistiek en finance. Hierbij kan het document management systeem integreren met je bestaande bedrijfsapplicaties, zoals ERP of CRM. Document management is hierop een waardevolle aanvulling.

Samenwerken: overleggen, vergaderen en presenteren

Digitale transformatie betekent ook: beschikken over de geavanceerde AV-middelen en technologie om altijd en overal soepel te overleggen, vergaderen en presenteren. Thuis én op kantoor. Denk aan een veilige en toekomstbestendige videovergaderoplossing, waarmee je prettig vergadert in een hybride setting. Maar ook aan professioneel ingerichte vergaderruimtes, met interactive whiteboards, projectoren, monitors en tools om draadloos te presenteren.

 

Cloud en infrastructuur voor de digitale transformatie

In het licht van de digitale transformatie is het belangrijk dat je beschikt over een flexibele IT-infrastructuur die soepel met je meebeweegt. Ook de stap naar de cloud is niet los te zien van de digitale transformatie. In de cloud zijn documenten en informatie immers altijd en overal beschikbaar. Je werkt eenvoudig met elkaar samen, waar je ook bent. Je deelt en bewerkt documenten, eventueel gelijktijdig met andere collega’s. Investeren in servers en hardware hoeft niet. De cloud is flexibel en schaalbaar – en de kosten voorspelbaar, want je betaalt naar gebruik. Onze experts tonen je graag de kansen voor jouw organisatie. En begeleiden je met een soepele transitie.

Digitale transformatie: laat je adviseren

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor (verdere) digitale transformatie voor jouw organisatie? Of wil je meer weten over één van onze oplossingen? Ons team van experts staat voor je klaar en geeft graag vrijblijvend advies.