Documentbeheer

Onze innovatieve softwareproducten bieden u de kans om de productiviteit, workflow, kostencontrole, mobiliteit en veiligheid van uw bedrijf te verbeteren. Ze versterken elk aspect van uw documentomgeving, tijdens de hele cyclus van een document. Van slim scannen van papier tot kostenefficiënt elektronisch documentbeheer. Van distributie en gecontroleerd printen tot efficiënte apparaat- en verbruikscontrole en -beheer: Ricoh helpt u het beheer van uw machines, papier en documenten nog productiever te maken.

Ricoh Smart Presenter

Met de Ricoh Smart Presenter heeft u geen papier meer nodig tijdens vergaderingen, presentaties en seminars. Ricoh Smart Presenter stelt u in staat om documenten en presentaties op een  Apple® iPad® en andere tablets en apparaten weer te geven. Deelnemende apparaten worden automatisch gesynchroniseerd met die van de presentator, zodat iedereen hetzelfde ziet. Er kunnen opmerkingen door de presentator worden gemaakt en weergeven op ieder apparaat, waardoor vergaderingen spontaner verlopen, deelnemers meer worden betrokken bij de vergadering en de informatie duidelijker wordt overgebracht.

Digitaliseren betekent minder kosten, is milieuvriendelijker en zorgt voor minder voorbereidend werk voorafgaand aan vergaderingen. Bovendien is de informatiebeveiliging hoger. De kosten voor papier en verbruiksartikelen nemen af, maar ook printers worden minder intensief gebruikt waardoor ze langer meegaan. De productiviteit wordt tevens hoger, doordat er op het laatste moment nog wijzigingen kunnen worden aangebracht, zonder dat men dan nieuwe stapels papier hoeft af te drukken en samen te stellen.

Ricoh Smart Presenter verbetert de beveiliging en integriteit van vertrouwelijke informatie door het fysiek kopiëren van documenten te vermijden. Tijdens directievergaderingen bijvoorbeeld, waar vaak gevoelige informatie wordt besproken, houdt de presentator volledige controle over de informatie die wordt weergegeven. De gegevens worden van alle overige apparaten verwijderd zodra de vergadering afloopt.

  • Bespaar op papier en verbruiksartikelen.
  • Bespaart tijd doordat de voorbereiding voor vergaderingen korter wordt.
  • U kunt snel en gemakkelijk op het laatste moment wijzigingen aan presentaties aanbrengen.
  • Vergroot de effectiviteit van vergaderingen en seminars doordat deelnemers meer worden betrokken bij de vergadering.
  • Garandeert de veiligheid van gevoelige informatie door fysieke kopieën te vermijden en digitale gegevens te verwijderen wanneer de vergadering voorbij is.

Functies & voordelen

  • Bekijk en deel presentaties en documenten op meerdere Apple® iPad® apparaten en andere tablets en apparaten, waardoor u op papier en afdrukkosten bespaart*.
  • Synchroniseert de apparaten van de presentator met die van de deelnemers via een Wi-Fi verbinding, zodat iedereen hetzelfde ziet.
  • U kunt op het allerlaatste moment nog wijzigingen aanbrengen aan presentaties, zodat u uw documenten niet opnieuw hoeft af te drukken.
  • Handgeschreven notities van de presentator worden direct op het scherm van de deelnemende apparaten getoond.
  • Sla presentaties inclusief opmerkingen als PDF-bestanden op voor toekomstig gebruik.
  • Verwijdert de informatie automatisch van de deelnemende apparaten na de vergadering, zodat informatie altijd vertrouwelijk blijft.
  • Naadloze integratie met Ricoh’s draadloze projectoren via Wi-Fi.

Ricoh Conference Center editie:

  • Verberg vergaderingen of voorkom dat de inhoud wordt gedownload voor een nóg betere beveiliging.
  • Maak een speciale internetpagina aan met informatie over de vergadering en documenten voor deelnemers die zij kunnen bekijken of downloaden voorafgaand aan de vergadering (afhankelijk van uw beveiligingsvoorkeur).

*Met versie 1.1 van de Ricoh Conference Center software kunnen documenten worden geopend vanaf nog meer apparaten via een internetbrowser.