Digitale factuurverwerking

Factuurverwerking digitaliseren & automatiseren

Dè oplossing voor uw factuurverwerking!

Ricoh heeft dè oplossing voor het verwerken van inkomende facturen. Zowel voor kleine ondernemers als grotere bedrijven en instellingen. Automatiseren van factuurverwerking vermindert het aantal handelingen drastisch, maakt kosten transparant en geeft u grip en controle. U gaat al snel aanzienlijk besparen.

Vanaf het moment dat een bestelling wordt afgeleverd tot het doen van de betaling: u kunt uw hele workflow digitaliseren. Intelligente software zorgt ervoor dat de stappen in de factuurverwerking zoals codering, review en handmatige goedkeuring worden overgeslagen. Inkooporders en contracten worden automatisch gematcht. U heeft inzicht in de productiviteit, u voorkomt dubbele betalingen, en spookfacturen glippen er niet meer door. Door het terugdringen van handmatige verwerking en daardoor een aanzienlijke afname van de foutgevoeligheid, wordt het werk voor uw medewerkers bovendien een stuk leuker.

Digitale factuurverwerking in drie stappen

Het digitaal verwerken van facturen verloop in drie stappen.
1. Inkomende papieren facturen worden gescand en direct herkend op basis van gegevens als klantnaam of banknummer. Maar ook digitaal inkomende facturen worden automatisch omgezet naar het juiste bestandsformaat voor verwerking en doorlopen vervolgens hetzelfde traject als papieren facturen.
2. Direct na scanning is de factuur beschikbaar voor verificatie. Elke factuur kan elektronisch worden gecontroleerd op datum, bedrag en gegevens van de leverancier. Die gegevens worden uit uw ERP-bestanden opgehaald. Zijn alle gegevens gecheckt en akkoord, dan gaat de factuur het goedkeuringsproces in. Budgethouders krijgen automatisch een signaal dat er een factuur klaar staat ter controle. Wanneer de factuur matcht met een inkooporder of een contract kan deze ook direct worden goedgekeurd.
3. Na goedkeuring wordt de factuur automatisch naar uw financiële systeem geleid. Daar wordt de betalingsblokkade opgeheven en de factuur betaalbaar gesteld.

De digitale factuur is direct na scanning al meteen gearchiveerd en als één digitaal bestand toegankelijk. Handig bij het opvragen van nieuwe offertes of het overleggen van gegevens aan derden. Zelfs na jaren zijn alle facturen binnen een mum van tijd vindbaar en uitwisselbaar.

Voor elke onderneming een oplossing

Voor elk type onderneming is er een oplossing voor het complexe en tijdrovende proces van factuurverwerking. Al vanaf 1.000 facturen per maand kunt u aanzienlijk besparen op kosten.
Hoe groter uw onderneming, hoe meer vestigingen, hoe meer facturen, hoe complexer uw documentprocessen. Ricoh heeft lichte, flexibele oplossingen voor het basisproces van factuurverwerking en uitgebreidere paketten die de workflow vergaand ondersteunen.

ReadSoft Online Factuurverwerking
Met ReadSoft Online Factuurverwerking hoeft u niet te investeren in IT-middelen. U betaalt na gebruik en dit zorgt voor flexibiliteit op de bedrijfsbalans. Beschikbaarheid van een internetverbinding en een eenvoudige multifunctionele printer of scanner is voldoende. Deze veilige oplossing in de cloud geeft al uw medewerkers altijd en overal toegang tot inkomende facturen. Zeer geschikt voor decentrale afdelingen en vestigingen. Bovendien neemt Ricoh u alle zorgen uit handen op het gebied van aanschaf, beheer en onderhoud. Lees meer in de folder ReadSoft Online Factuurverwerking.

Easy factuurverwerking
Met Easy Factuurverwerking van Ricoh verloopt het verwerkingsproces volledig automatisch, vanaf binnenkomst tot en met betaling en opslag van de factuur. Easy factuurverwerking is een oplossing die Ricoh snel en eenvoudig installeert op uw eigen server. Met het Easy-platform beschikt u bovendien over uitbreidingsmogelijkheden voor het digitaliseren van bijvoorbeeld klantendossiers, personeelsdossiers, inkoopcontracten en de postverwerking. Lees meer in de folder Easy Factuurverwerking.

Basware Digitale Factuurverwerking
Basware Digitale Factuurverwerking geeft u volledige controle over uw cashflow. Met uitgebreide rapportage- en dashboardmogelijkheden krijgt u een volledig inzicht in uw bedrijfsproces. Deze oplossing kunt u laten installeren op uw eigen server, maar u kunt ook kiezen voor een online oplossing. Optioneel zijn er mobiele applicaties beschikbaar. Als de factuur gedigitaliseerd is, vindt er een matching plaats met een inkoopcontract of -order. Komen de gegevens niet overeen dan wordt opdrachtgever of budgethouder om goedkeuring gevraagd. De doorlooptijd voor factuurverwerking wordt zo aanzienlijk verkort. Lees meer in de folder Baseware Digitale Factuurverwerking.

Voordelen van factuurverwerking digitaliseren

• zo’n 30 procent kostenbesparing door tijdige betalingen en standaardisatie van het proces;
• 100 procent inzicht in het verwerkingsproces, cashflow en voorraad met een monitoring dashboard;
• tot zo’n 65 procent vermindering van de werklast van handmatige declaratieverwerking;
• helderheid over wat u betaalt: u koopt een licentie voor software of u neemt een abonnement op een online oplossing;
• meer flexibiliteit door de mogelijkheid mobiel te werken;
• eenvoudige naleving van regels door software die voldoet aan alle wet- en regelgeving op het gebied van facturatie en bewaarplicht.

Slim ondernemen is slim investeren

Als in uw bedrijf elke factuur handmatig verwerkt wordt, weet u als geen ander hoe arbeidsintensief het proces is. Vanaf het moment van binnenkomst start een medewerker de zoektocht naar degene die de bestelling heeft gedaan, vervolgens moet er controle plaatsvinden en dan worden alle gegevens handmatig in een systeem gezet. Een bijzonder foutgevoelig proces dat al snel in de papieren kan lopen wanneer facturen zoekraken, onduidelijk is wie wat heeft besteld of wanneer iets betaald moet worden. Digitaliseren van zo’n proces is geen luxe maar een slimme investering, juist in deze tijden waarin besparen het adagio is. In moeilijke tijden is slim ondernemen juist slim investeren.